Probleem – Microsoft Office 365: Outlook en OneDrive hebben een blijvende/persistente opslaglocatie nodig

Zodra een gebruiker Outlook opent, worden o.a. berichten (e-mails), zoekresultaten, inclusief de contacten en kalender informatie gedownload in de AppData folder van het zogenaamde gebruikersprofiel. Een blijvende/persistente opslaglocatie t.b.v. het gebruikersprofiel is dus gewenst – anders moet deze informatie iedere keer opnieuw binnengehaald worden, een ongewenste situatie.

Situatie

Outlook/Exchange als onderdeel van Office 365 kan op twee manieren worden geconfigureerd, in Exchange online of Exchange in cached modus. Bij de online variant staat alle gebruiker data/informatie (e-mails, zoekresultaten, contact en kalender informatie etc.) in de Azure cloud. Als gevolg is er een directe en blijvende verbinding nodig tussen de werkplek van de gebruiker en de Azure cloud.

Helaas leert de praktijk dat dit zelden het gewenste resultaat levert. In cached modus wordt alle data gedownload naar de eerdergenoemde AppData folder binnen het gebruikersprofiel zodra de gebruiker Outlook opent, of als hij of zij inlogt in het geval van OneDrive data synchronisatie. Cached modus wordt verreweg het meest geïmplementeerd.

Het idee achter cached modus is om ervoor te zorgen dat de hierboven genoemde data vrijwel direct beschikbaar is zodra men hier gebruik van wil maken – oftewel, direct na het openen van Outlook of het inloggen van de gebruiker.

In ieder ander geval zou, wanneer een gebruiker Outlook opent, de betreffende data eerst gedownload moeten worden vanuit het Office 365 platform, welke zich in de Microsoft Azure Cloud bevindt. Gezien de vaak grote hoeveelheden data die hiermee gepaard (kan) gaan zorgt dit voor zeer lange inlog tijden met productieverlies, en onnodige frustratie onder uw gebruikers als gevolg.

Geen probleem

Op een traditionele pc met een vast harde schijf werkt dit concept prima. De data wordt eenmalig binnengehaald, zoals hierboven beschreven en opgeslagen binnen het lokale gebruikersprofiel op de harde schijf van de computer. Als dit eenmaal een keer heeft plaats gevonden wordt de data slechts bijgewerkt met de laatste wijzigingen, het gaat dan over het algemeen om kleine hoeveelheden data.

Ook in het geval van virtuele machines, welke persistent worden geconfigureerd/aangeboden aan een gebruiker zal de impact minimaal tot te verwaarlozen zijn.

Wel een probleem

Echter, op VDI, Microsoft RDSH, Citrix XenApp en/of VMware Horizon View gebaseerde omgevingen, waarop meerdere gebruikers tegelijktijdig werken (een zeer veel voorkomend scenario) is dit een heel ander verhaal.

Over het algemeen worden dergelijke oplossingen niet persistent ingericht (ook wel bekent als non-peristent of stateless) m.a.w. de (gebruiker) data, of het gebruikersprofiel wordt slechts tijdelijk opgeslagen. Met name bij Hosted Shared Desktop omgevingen, waar meerdere gebruikers inloggen op hetzelfde systeem is dit het geval. Maar ook binnen Virtuele Desktop Infrastructuren (VDI) is dit een veel gebruikt model.

Dit zorgt er onder andere voor dat alle gebruiker data, inclusief de Office 365 gerelateerde data en met name die van Outlook iedere keer opnieuw moet worden binnengehaald zodra een gebruiker Outlook opent of inlogt op een systeem. Een ongewenste situatie gezien de grote hoeveelheden data welke hiermee gepaard gaan en de tijd die dit beslag neemt.

Ook het indexeren van data kan veel tijd in beslag nemen en zal iedere keer opnieuw moeten gebeuren.

Naast de hierboven omschreven ‘use-case’ van Office 365 zijn er natuurlijk nog veel meer zaken welke invloed hebben op de groei van een gebruikersprofiel. Ongeacht welke applicatie hiervoor verantwoordelijk is, als men werkzaam is op een niet persistente omgeving zal ook deze data iedere keer opnieuw naar het gebruikersprofiel moeten worden geschreven met lange inlogtijden als gevolg.

De oplossing

Door gebruik te maken van een Profile Disk gecombineerd met een zogenaamde VHD container, als onderdeel van Liquidware’s ProfileUnity worden al de hierboven beschreven problemen volledig verholpen. Profile Disks (en VHD containers) maken ‘onder water’ gebruik van virtuele harddisks in de vorm van een .VHD en/of .VMDK bestand mede afhankelijk van de gebruikte Hypervisor.

Alle gebruiker gerelateerde data, afkomstig van zowel Office 365 als van andere applicaties wordt op een virtuele harde schijf opgeslagen. Zodra een gebruiker zich aanmeldt wordt de VHD en/of VMDK gekoppeld aan de betreffende fysieke en/of virtuele machine – vergelijk het met een puzzel stuk, het past precies en is gemakkelijk te verwijderen wanneer nodig.

ProfileDisk

Op deze manier komt alle gebruiker data vrijwel direct beschikbaar nadat de gebruiker is ingelogd of Outlook heeft geopend. Ook het indexeren van data (wanneer eenmaal uitgevoerd) wordt hierbij automatisch meegenomen waarbij de laatste ‘status’ van de data blijft gehandhaafd ook nadat een gebruiker is uitgelogd.

Nogmaals, deze combinatie werkt voor alle aan Office 365 gerelateerd data, inclusief OneDrive for Business en bv Microsoft Teams en/of Onenote maar ook voor alle overige gebruikers/profiel data.

Een dergelijke oplossing zorgt er voor dat gebruikers zonder enige hinder snel worden ingelogd en dat hun persoonlijke data vrijwel direct beschikbaar is voor gebruik. Liquidware’s Profile Disks en VHD containers kunnen gebruikt worden binnen VDI (enkele gebruiker per systeem) en RDSH-omgevingen (meerdere gebruikers op een systeem, zie ook de afbeelding hierboven) waarbij iedere gebruiker zijn of haar eigen persoonlijke Profile Disk en/of VHD contaimer krijgt toegewezen. Een unieke combinatie.

ProfileBridge technology

Als aanvulling hierop biedt Liquidware Profile Portability, ook wel ProfileBridge genoemd. Vrijwel bij iedere nieuwe (re) uitgave van een Microsoft Windows besturingssysteem wijzigt de versie van het onderliggende gebruiker profiel (deze blog verteld je daar meer over). Dit zorgt ervoor dat een gebruiker afkomstig van Windows 7 niet met hetzelfde profiel kan inloggen op bv een Windows 10 machine – ze zijn simpelweg niet verenigbaar met elkaar. Met andere woorden, de gebruiker in kwestie is al zijn of haar persoonlijke (applicatie) instellingen kwijt.

Door onze Profile Bridge technologie toe te passen kunnen gebruikers, zonder dat ze hier enige hinder aan ondervinden wisselen van een op Windows 7 of 8 gebaseerde machine naar een Windows 10 machine, het gebruikersprofiel blijft hierbij volledig in takt en vice versa.

Op deze manier biedt Liquidware je als enige de mogelijkheid om de profielen van je gebruikers universeel te maken, ook als deze op een Profile Disk staan of op een andere manier worden angeboden.

Bedenk je eens welke voordelen dit met zich mee brengt. Niet alleen bij het migreren van een ouder naar nieuwer besturingssysteem, nee, ook van Windows 10 naar nieuwere versie van Windows 10 – helaas is Windows 10 niet het ‘One OS to rule them all’ gebleken, zoals eerder door Microsoft werd beweerd.

Wij zeggen dan ook ‘Configure once, migratie many’

In een volgende blog vertel ik je hier graag meer over.

Meer informatie?

Mocht je naar aanleiding van het bovenstaande meer willen weten dan kun je me bereiken via bas.vankaam@liquidware.com

Een demo, Proof of Concept of simpelweg een beknopte presentatie m.b.t. Profile Disk en/of ProfileUnity, alles is mogelijk. Mocht er interesse zijn om eens nader kennis te maken met ons volledige portfolio, dan praat ik je binnen 45 minuten volledig bij.

Hartelijk dank voor het lezen en graag tot een volgende keer.

One thought on “Probleem – Microsoft Office 365: Outlook en OneDrive hebben een blijvende/persistente opslaglocatie nodig

  1. Pingback: Probleem – Windows 10 blijkt niet het beloofde ‘One OS to rule them all’. Gebruikersprofiel versies blijven wijzigen | Liquidware Blog -- Desktop Transformation

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s